12 Geheimen van efficiënt vergaderen

vergaderschommelHelemaal klaar waren ze er mee bij Centraal Beheer Achmea. Er kwam een verbod op vergaderen, een hele week lang. Volgens directievoorzitter Rob Becker op BNR radio zijn ze te afhankelijk geworden van vergaderen.

Vergaderverbod

Doel van het vergaderverbod is bewustwording. Zichzelf én medewerkers laten zien dat al dat vergaderen ten koste gaat van snel informeel overleg. Waarmee juist heel veel te bereiken is, aldus de directievoorzitter.

‘Principe van niet vergaderen is dat je mensen meer vertrouwen geeft om zelf te acteren. En als ze hulp nodig hebben, kunnen ze naar iemand toelopen om het te vragen.’ Daarom is hij komende week zoveel mogelijk aanwezig. 

Vergis ik me of wekt Becker de suggestie dat vergaderen gelijk staat aan hulp vragen?

Efficiënt vergaderen

In plaats van een vergaderverbod had de directie ook kunnen kiezen voor meer efficiënt overleg.

  1. Vergader niet om het vergaderen
  2. Wees duidelijk over het doel van de onderwerpen op de agenda
    Afstemmen, brainstorm of besluitvorming; overdracht van informatie kan vooraf.
  3. Bepaal vooraf hoeveel tijd er voor een onderwerp nodig is
    Houd je aan die planning, gebruik daarvoor een duidelijk zichtbare klok. Of – en dat kwam ik tegen in een Belgisch rapport –  een vergadercoach, die de tijd bijhoudt.
  4. Alleen de sleutelfiguren uitnodigen, zo beperk je het aantal deelnemers
    Wees duidelijkheid over de rol van de aanwezigen en wat van hen verwacht wordt
  5. Begin met het belangrijkste punt
    Geef per onderdeel het doel en de beschikbare tijd aan.
  6. Begin op tijd en stop op afgesproken tijd
    Wacht niet op laatkomers, ongeacht de persoon. Dat is duidelijk en je voorkomt irritaties bij de mensen die wel op tijd zijn. En de eindtijd blijft haalbaar.
  7. Maak in plaats van een verslag een besluiten- en actielijst
    Met vermelding wie, wat, wanneer doet.
  8. Stuur de besluiten en de acties de volgende dag rond
    Dan blijft iedereen betrokken.
  9. Beperk de duur van een overleg tot een uur
    Daarna gaat aandacht verloren.
  10. Haal de bezem door vergaderrituelen
    Tip 1 op de Vergaderwijzer
  11. Voorkom afleiding
    Zet geen koek of snoep op tafel. Alle telefoons uit.
  12. Overleg actief
    Zo kort als mogelijk en met zo min mogelijk mensen.
    Vergader staand, volgens TNO werkt dat heel goed. 
    Of doe het schommelend 😉
Volgens Wilbert van Vree vergaderen managers minstens 20 uur per week. En worden er in die tijd bijna geen besluiten genomen. Loonkosten aan vergadertijd een slordige 30 miljard!

3 Reacties

Laat een Reactie achter